Englannin kieli yleistyy suomalaisessa työkentässä kovaa vauhtia, ja monet törmäävät työelämässään varsinkin englanninkielisiin sähköposteihin. Niitä onkin syytä harjoitella, sillä työsähköpostit eivät ole yksinkertaisia edes omalla äidinkielellään.
Sähköposteja voi lähettää kollegoille, työntekijöille, pomoille, asiakkaille tai vaikkapa viranomaisille. Sähköpostien aiheet voivat myös vaihdella ohjeistuksista kokouskutsuihin, tarkennuksiin, muistutuksiin ja selvityksiin.
Näistä syistä päätimme paneutua englanninkielisiin sähköposteihin tarkemmin. Alempaa löydät yleisiä vinkkejä niiden kirjoittamiseen sekä mallisähköposteja, jotta Business English taittuu tekstikenttään ilman sen suurempia hikipisaroita.
Sähköpostien aakkoset
Työsähköposteihin pätee tietyt säännöt, jotka on hyvä kerrata oli kieli mikä tahansa. Voit hyvin kerrata näitä myös yksityisopetuksessa, ja löydä englannin kurssi vastaten sinun tarpeitasi.
Mieti hyvä otsikko
Otsikko on ensimmäinen asia, jonka sähköpostin vastaanottaja näkee, joten se kannattaa miettiä huolella. Erityisen tärkeää se on markkinoinnissa, jossa otsikko määrittää usein sen, tuleeko viesti avattua vai ei. Klikkiotsikot kannattaa kuitenkin kiertää kaukaa. Keskity sen sijaan selkeyteen, tiiviyteen ja huomion herättämiseen muilla keinoin.
Pysy asiassa
Työsähköpostin ei tarvitse olla lyhyt, mutta siitä on hyvä karsia kaikki ylimääräinen pois. Hyvä nyrkkisääntö on, että yhdessä sähköpostissa käsitellään yhtä aihetta. Toki jos saman henkilön kanssa pitää viestiä useasta aiheesta, monesti on parempi lähettää yksi kattava viesti kuin monta lyhyttä.
Panosta oikolukuun
Kaikki viestit kannattaa lukea läpi ennen lähettämistä, varsinkin työsähköpostit ja englanninkieliset sellaiset. Varmista siis, ettei tekstiin ole jäänyt oikeinkirjoitusvirheitä tai muita kömpelyyksiä. Oikoluku on tärkeää, sillä virheet syövät uskottavuutta nopeasti. Arkisessa viestinnässä kirjoitusvirheillä ei ole juuri väliä, mutta tiukassa paikassa ne voivat olla ratkaiseva tekijä.
Muista kaikki tarvittava
Hyvä englanninkielinen työsähköposti rakentuu tietyistä rakennuspalikoista:
- otsikko
- tervehdys
- aloitus/kohteliaisuus
- ydinviesti
- lopetus
- allekirjoitus
Haluatko oppia lisää bisnesenglannin sanastoa? Se onnistuu toisessa artikkelissamme.
Tästä päästäänkin tämän blogitekstin lihaa ja perunaa -osioon! Kuten edellä tuli todettua, otsikon on hyvä olla selkeä ja tiivis. Siitä tulisi nähdä helposti, mitä viesti käsittelee ja kuinka tärkeä se on. Kaikki tämä korostuu, kun sähköposteja tulee kymmeniä päivässä. Kuulostaisiko englannin kurssi Tampere sinusta hyvältä?
Tervehdykseen on useita vaihtoehtoja. Työelämässä yleisin on ”Dear Emily” -tyyppinen rakenne, joka on formaali ja kohtelias. Jos haluaa olla vielä muodollisempi, tervehdyksessä voi käyttää titteliä ja sukunimeä: ”Dear Ms. Clarke”.
”Dear” ei kuitenkaan sovi kaikkiin tilanteisiin. Se vaatii ensinnäkin vastaanottajan nimen, ja jos se ei ole tiedossa, ”Dear Sir/Madam” on jo todella muodollinen tervehdys. Klassinen ”To whom it may concern” on sen sijaan melko etäinen, joten yksinkertainen ”Hi” toimii monessa tilanteessa.
Tässä tiivistetysti englannin kielen muodolliset tittelit. Niitä ei kuitenkaan kannata käyttää summan mutikassa, vaan epävarmuuden iskiessä vastaanottajalta kannattaa kysyä, miten hän haluaa tulla puhutelluksi.
- Sir = aikuinen mies
- Madam = aikuinen nainen
- Mr + sukunimi = kuka tahansa mies
- Ms + sukunimi = nainen, jonka siviilisäädystä ei ole tietoa
- Mrs + sukunimi = naimisissa oleva nainen
- Miss + sukunimi = naimaton nainen
- Dr + sukunimi = henkilö, jolla on tohtorin tutkinto
- Professor + sukunimi = henkilö, jolla on professorin arvo yliopistossa
Sitten on kohteliaisuuden vuoro, jolla on englanninkielisissä sähköposteissa pitkät perinteet. Kohteliaisuus voi olla mallia ”I hope your day is going well” tai ”Thank you for your prompt reply”, jos on kirjoittamassa vastausta. Siispä englannin yksityisopetus Oulu auttaa sinut eteenpäin.
Kohteliaisuutta ei kuitenkaan ole pakko käyttää, ja varsinkin muodollisista sähköposteista ne jäävät usein pois. Se korvataan usein aiheeseen johdattelulla: ”I am writing with regard to…”, ”I am writing in response to…” tai “I am delighted to tell you…”
Tätä seuraa leipäteksti eli ydinviesti, mihin on vaikea antaa konkreettisia neuvoja, sillä aiheita on miljoonia. Kappaleiden tulisi kuitenkin olla lyhyitä, ja niissä kannattaa painottaa selkeyttä: yksinkertaisia, lyhyitä lauseita.
Sähköposti lopetetaan usein kiitokseen tai muunlaiseen toivotukseen: ”Thank you in advance”, ”Don’t hesitate to contact me with further questions” tai ”I look forward to hearing from you soon”.
Sitten ei olekaan muuta kuin allekirjoitus. ”Best regards” ja ”Sincerely” ovat molemmat yleisiä vaihtoehtoja, jotka toimivat tilanteessa kuin tilanteessa. Jos vastaanottajan on tavannut aiemmin ja rekisteri on hieman rennompi, ”Best” ja ”Best wishes” käyvät myös.
Kun kaikki palikat ovat kohdallaan, viesti on tärkeä oikolukea. Katso että kaikki osiot löytyvät ja että tekstiin ei ole jäänyt huolimattomuusvirheitä. Sitten ei muuta kuin ”Lähetä”!
Englannin kurssi verkossa on myös oiva tapa uuden kielen harjoitteluun.
Esimerkkejä englanninkielisistä sähköposteista
Kielen virallisuuteen viitataan usein termillä rekisteri, joka on tapana jakaa muodolliseen (formal), neutraaliin (neutral) ja epämuodolliseen (informal). Rekisteriin vaikuttaa muun muassa
- viestin tarkoitus (työhakemus eroaa kokouskutsusta)
- sosiaalinen konteksti (Suomessa suositaan epämuodollista tyyliä, Japanissa muodollista)
- sosiaalinen etäisyys (kuinka hyvin vastaanottajan tuntee).
Näitä piirteitä kannattaa miettiä myös työsähköpostien kohdalla, sillä eri ihmisille voi ja kannattaa viestiä eri tavalla. Tässä sisällöltään samanlainen sähköposti eri rekistereissä.
Muodollinen sähköposti
Dear Ms. Clarke,
As our company training day is fast approaching, I would like to take this opportunity to confirm the key points of our agreement.
First, the content and schedule must be planned and submitted two weeks prior to the training day (July 16).
Secondly, the employees must be provided with accounts to the training platform one week prior.
Thirdly, we would like to have a one final meeting before the training day.
Thank you for your prompt attention to these matters. We look forward to hearing from you as soon as possible.
Best regards,
Matti Meikäläinen
Neutraali sähköposti
Hello Emily,
I hope you had a good weekend. As you know, the training day is coming up, so I wanted to go through the main points that we agreed on:
- Submit the training materials two weeks before.
- Send the accounts to the employees one week before.
- Set a date for the final meeting.
I think that covers it. Take care and have a good week,
Best,
Matti
Epämuodollinen sähköposti
Hello!
The training day is coming up, so I just wanted to check in and make sure that you got everything covered. If you don’t, give me a shout.
Btw, are we still up for Saturday?
See ya! 😊
Matti
Tiivistelmä
Artikkelin alussa esitellyt piirteet ovat siis ennen kaikkea muodollisia ja neutraaleja sähköposteja varten, sillä niitähän työelämässä tarvitsee. Mitä matalammalle rekistereissä mennään, sitä enemmän piirteitä jää pois!
Mikään ei kuitenkaan estä kirjoittamasta arkisia sähköposteja työelämässä, vaikkapa työkaverille tai leppoisalle pomolle, kunhan se vain sopii tilanteeseen. Tällöin esim. hymiöt ovat vapaata riistaa, ja niillä on helppo ilmaista viestin sävyä.
Tässä vielä tiivistetysti Superprofin vinkit hyvään englanninkieliseen sähköpostiin:
- Mieti viestintätilannetta ja vastaanottajaa.
- Otsikoi napakasti.
- Valitse sopiva tervehdys.
- Käytä yksinkertaisia lauseita.
- Muista lopetus ja allekirjoitus.
- Ole kohtelias.
- Oikolue ennen lähettämistä.
Piditkö tästä artikkelista? Jätä arvostelu!
Ladataan...
